La gestion des impayés en centre de santé fait partie intégrante de l’activité, même si elle éloigne les praticiens de leur cœur de métier et peut s’avérer compliquée. Prises en charges périmées, rejets cachés des factures papier, vérifications et corrections chronophages… Les erreurs sont courantes, souvent humaines, et représentent un risque pour votre trésorerie.
Voici 4 conseils, prodigués par Romuald BOSSARD de STPPS pour vous aider à gérer vos impayés en centre de santé.
1. impayés en centre de santé : bien gérer les rapprochements bancaires
À la base d’une bonne gestion des impayés en centre de santé, il y a les rapprochements bancaires, c’est-à-dire la comparaison entre votre relevé bancaire et votre facturation FSE / DRE. Ce contrôle des factures et des encaissements est crucial pour repérer les erreurs, identifier les impayés sur votre compte et connaître l’état en temps réel de votre trésorerie.
Le rapprochement bancaire doit vous permettre de retrouver facilement les impayés dans votre activité et de relancer automatiquement vos patients, la CPAM et les CMU pour récupérer l’argent qui vous est dû. Faites appel à des experts ou reposez-vous sur un logiciel de gestion adapté à ces spécificités administratives.
2. Miser sur le digital et oublier le papier
Un centre de santé travaillant uniquement en papier peut voir ses paiements retardés de 2 à 3 mois, ce qui est considérable en termes de gestion de trésorerie. De plus, le travail papier augmente les risques d’erreurs dans la facturation FSE / DRE, notamment vis-à-vis de la CPAM. Chaque feuille de soins va demander un travail de vérification chronophage avant de procéder à une relance d’impayé : bonne cotation indiquée, correspondance des informations avec la carte mutuelle, validité du numéro de sécurité sociale, présence effective du patient sur la carte mutuelle etc.
Travailler en digital et tout faire en FSE / DRE vous permettra de réduire les erreurs et de vous reposer sur une solution qui vérifiera chaque facturation et sa validité avant même sa télétransmission ou sa relance. Avoir un taux de FSE / DRE à 90% dans votre centre de santé permet d’avoir un taux d’impayé bas et donc plus facilement gérable. Miser sur le digital est donc incontournable pour éviter les impayés en centre de santé.
Éviter les erreurs de prises en charge
Dans la gestion des impayés en centre de santé, les prises en charge erronées représentent un volume important. Lorsque vos praticiens font un plan de traitement, ils établissent un devis qui, si validé, va faire l’objet d’une demande de prise en charge auprès des mutuelles. Plusieurs problèmes peuvent alors se poser. Par exemple : considéré trop cher, le plan de traitement est modifié. Il doit alors faire l’objet d’une nouvelle demande de prise en charge, qui n’est souvent pas faite. Il n’y a donc pas de correspondance à l’ancienne demande, qui doit être établie au centime près. Autre cas de figure : les dates de validité. Une prise en charge est valable 3 à 6 mois. Or en cas de plan de traitement de longue durée, l’accord de prise en charge peut rapidement être périmé.
Pour gérer au mieux la validité des prises en charge, gardez tout dans un tableur : dates de demande, de validité, d’acceptation, de signature… Mettez en place plusieurs points de contrôle afin de limiter les erreurs, et des alertes automatiques en cas de changement de plan de traitement.
4. Avoir un bon logiciel de gestion pour éviter les impayés en centre de santé
Un logiciel de gestion adapté à votre activité vous permettra de gagner du temps et de faciliter la gestion des impayés en centre de santé, en intégrant plusieurs fonctionnalités clés :
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- un module de rapprochement bancaire avec intégration du format obligatoire CFONB120 pour visualiser et gérer les virements et prélèvements bancaires ;
- une visibilité sur vos impayés à date et par mutuelle avec un système de filtres pour définir vos priorités ;
- des outils de relances automatisées par mutuelle ;
- une aide à la facturation pour éviter les erreurs et les corriger dès qu’elles sont repérées par le logiciel.
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Conclusion : 4 conseils pour vous aider dans la gestion de vos impayés en centre de santé
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- Bien gérez vos rapprochements bancaires dès le départ, pour réduire les délais de paiement et récupérer l’argent qui vous est dû ;
- misez sur le digital et oubliez le papier, au traitement très chronophage et souvent source d’erreurs ;
- vérifiez la validité des prises en charge des mutuelles en établissant des points de contrôle et en programmant des alertes en cas de changement ;
- aidez-vous d’un logiciel de gestion adapté à votre activité de centre de santé, qui vous fera gagner du temps, réduira les erreurs, les délais de paiement et les impayés en centre de santé !
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