Gérer l’agenda médical de votre centre de santé peut être un vrai casse-tête pour vos équipes. Rendez-vous annulés à la dernière minute ou non honorés, informations patients qui se perdent, files d’attente très longues au téléphone… Les secrétariats ont de quoi être surchargés et il est difficile pour vos équipes de conserver un relationnel de qualité avec vos patients.
Découvrez 5 astuces pour gagner du temps dans la gestion de votre agenda médical, en misant sur une solution digitale experte !
1- Agenda médical : déviez les appels pour gagner du temps
Un secrétariat surchargé est synonyme d’activité, mais surtout symptomatique d’une désorganisation dans votre agenda médical. Les appels constants pour prendre rendez-vous représentent une charge de travail chronophage qui peut impacter votre activité tout comme votre image auprès de vos patients.
Déchargez vos équipes et optez pour le digital en déviant les appels téléphoniques sur de la prise de rendez-vous en ligne. En quelques clics, vos patients réservent un créneau horaire avec un praticien. Plus besoin pour vos assistants de les appeler pour éviter les rendez-vous manqués : ils sont relancés automatiquement !
2- Ayez toujours une visibilité sur votre agenda médical
En tant que gestionnaires de centres, mais aussi pour vos praticiens et vos assistants, l’accessibilité à l’information en temps réel est indispensable. Que cela soit pour la prise de rendez-vous, la visibilité des créneaux disponibles, ou encore les possibilités d’optimisation des rendez-vous.
Il est bien connu qu’un agenda médical rempli est synonyme de productivité ! Il est donc impensable d’avoir des journées creuses dues à des rendez-vous disséminés sur votre agenda médical.
Grâce à une solution digitale couplée à votre logiciel métier, vous gardez un œil sur les disponibilités, automatiquement mises à jour en fonction des modifications ou annulations demandées par vos patients.
3- Récoltez des informations rapidement
Lorsque votre secrétariat reçoit un appel téléphonique, le processus de prise de rendez-vous est lui-même gourmand en temps. Vos praticiens ont besoin d’un certain nombre d’informations pour exercer leur métier : une authentification claire des patients (identité et existence physique), le type de consultation souhaitée, le parcours médical qui a précédé la prise de rendez-vous etc.
Ces informations peuvent être renseignées directement par vos patients qui sont identifiés très en amont par votre outil digital, reliés à de précédentes consultations et à des informations médicales parfois déjà existantes. À l’avenir, on peut également envisager la possibilité pour le patient de remplir un questionnaire médical avant même la consultation. Cela représenterait un gain de temps considérable dans la gestion de votre agenda médical tout comme pour vos praticiens le jour J.
4- Pensez “numérisation” de l’administratif
Un carnet de santé égaré ou des analyses médicales oubliées sont un frein pour vos équipes. Les relances pour obtenir certaines informations ou encore la photocopie de plusieurs pages lors de l’arrivée d’un patient dans votre structure font perdre du temps.
En proposant à vos patients de numériser leurs données indispensables et sensibles, vous déchargez vos équipes sur la gestion de l’administratif et gagner du temps sur la prise de rendez-vous tout comme sur le temps alloué à la mise à jour d’informations dans votre agenda médical.
5- Choisissez un logiciel de gestion intuitif
Difficile d’accepter de perdre du temps à gérer vos rendez-vous via un outil trop compliqué et non pensé pour vos spécificités métiers. Vos mots d’ordre doivent être “ergonomie” et “facilité” dans la gestion au quotidien de votre agenda médical.
Assurez-vous d’opter pour un logiciel qui permet à tous une prise en main intuitive des fonctionnalités. Une interface épurée et pensée pour l’utilisation spécifique de vos praticiens et de vos patients est indispensable pour gagner du temps.
Gestion de l’agenda médical : pour conclure
À l’heure où les professionnels de santé sont fortement sollicités par la crise de la Covid-19, il est évident que vous devez gagner du temps dans la gestion de votre structure au quotidien. Et ça passe par une organisation faite pour optimiser la gestion de votre agenda médical. Voici les 5 astuces pour vous y aider :
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- Déviez les appels secrétariat pour gagner du temps
- Ayez toujours une visibilité sur votre agenda
- Récoltez des informations rapidement
- Pensez “numérisation” de l’administratif
- Choisissez un logiciel de gestion intuitif
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