Aujourd’hui, les ouvertures de centres ophtalmologiques se multiplient pour répondre à une demande en plein essor et aux nouveaux usages des patients dans le domaine de la santé. La tendance est aux multicentres, avec leur lot de défis à relever : manque de professionnels de santé, difficulté à recruter, budgets conséquents à maîtriser… Les gérants de centre ophtalmologique doivent miser sur les bons outils pour manager leurs équipes, bénéficier d’un reporting au plus proche de la réalité et faciliter les échanges entre professionnels de santé, assistants médicaux et patients.
C’est pourquoi le logiciel de gestion d’un centre ophtalmologique, centre névralgique de l’activité, a une importance capitale pour la qualité des soins et la performance de la structure.
Pour vous aider à faire le bon choix, voici 5 éléments indispensables que votre logiciel pour centre ophtalmologique doit intégrer.
1. Centre ophtalmologique : la facturation multi-spécialité
En tout premier lieu, il s’agit de vous assurer que votre logiciel de gestion pour votre centre de santé est capable de facturer toutes les spécialités médicales, notamment l’ophtalmologie. L’outil doit intégrer les actes des médecins ophtalmologues comme ceux des auxiliaires médicaux et des orthoptistes, soit tous les professionnels de santé qui œuvrent au sein de votre établissement. Si votre centre ophtalmologique est multi-spécialité, une facturation adaptée est essentielle sous peine de contrainte technique importante.
Lors de la télétransmission à l’Assurance maladie, l’accusé de réception est reçu par le dernier logiciel ayant procédé à l’envoi. Par conséquent, si deux logiciels différents émettent des feuilles de soins électroniques (FSE), les accusés de réception peuvent être reçus par le mauvais logiciel et il est impossible de les récupérer dans le bon.
Par ailleurs, de la création du dossier patient à l’édition d’une facture, votre solution logicielle doit vous permettre de travailler en tiers-payant et doit assurer la télétransmission des FSE auprès de l’Assurance maladie et des mutuelles. L’objectif est de gagner du temps durant les consultations en facilitant les actions comptables et en intégrant toutes les briques utiles à la facturation des soins.
2. L’interconnexion avec vos logiciels de spécialité
2.1 Fonctionnalités complètes pour la gestion globale d’un centre ophtalmologique
Le logiciel de gestion d’un centre de santé / centre ophtalmologique intègre tous les outils pour maintenir le back office du centre et la partie administrative de l’activité. Dossiers patients, facturation, gestion du tiers-payant, statistiques… C’est l’ensemble de l’établissement et de vos collaborateurs qui a besoin d’une solution globale pour le bon fonctionnement du centre.
2.2 Intégration de logiciels métiers pour une prise en charge spécialisée en ophtalmologie
Dans un centre ophtalmologique, il est crucial d’avoir en plus un logiciel métier dédié, qui gère les spécificités de la spécialité. Mesures, clichés, fonds d’œil… sont autant d’informations indispensables aux soins des patients et qui font partie intégrante du quotidien des praticiens. C’est pourquoi il vous faut opter pour une solution de gestion globale capable de s’interfacer avec votre outil métier habituel. L’objectif est de récupérer automatiquement les données patients, le suivi des soins et de procéder à la cotation des actes, sans passer d’un outil à un autre avec le risque d’erreur et la perte de temps de la ressaisie des informations.
2.3 Comment ça marche :
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- Le patient est accueilli dans le centre ophtalmologique et son dossier est créé dans l’outil de gestion du centre de santé (informations essentielles, coordonnées, motifs de consultation, référence de Carte Vitale et mutuelle…) ;
- Le patient entre ensuite en soins : son dossier est récupéré par le logiciel de spécialité automatiquement, sans besoin de recréer un dossier patient. Les données identitaires sont partagées, sans perte de temps ou doublonnage ;
- Le professionnel de santé procède à la consultation et aux soins, en intégrant les informations de compte-rendu, les résultats d’examen etc. dans le logiciel de spécialité ;
- Les actes pratiqués sont cotés, avec 2 possibilités de fonctionnement :
- Soit le soignant cote son acte dans le logiciel de spécialité et cette cotation est interfacée dans le logiciel de gestion pour pouvoir être facturée, en transmission directe ;
- Soit la cotation se fait directement dans le logiciel de gestion et facturation.
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3 – Un logiciel de gestion dédié aux centres de santé
Utilisé quotidiennement par vos collaborateurs, le logiciel de gestion doit être adapté à votre activité et faciliter les opérations de votre centre ophtalmologique. Pour cela, vous avez besoin de fonctionnalités dédiées à votre métier, qui permettent d’améliorer la qualité de soin, qui garantissent votre efficacité opérationnelle et une trésorerie saine.
Choisir un logiciel de gestion dédié à votre activité, c’est aussi garder une longueur d’avance sur les exigences professionnelles et réglementaires du secteur de la santé. L’adéquation avec les référentiels des autorités sanitaires (Haute Autorité de Santé), la sécurité des données, la traçabilité des prescriptions… sont autant d’enjeux qu’il faut anticiper. Un logiciel certifié par l’Etat et conforme aux demandes du marché est un gage de fiabilité et de qualité, pour un développement dans les règles de l’art.
Mais au-delà de la performance et de la conformité, il s’agit de choisir un éditeur partenaire déjà prêt et capable d’évoluer avec votre croissance. La notion de scalabilité doit être une priorité lorsqu’on envisage l’ouverture d’un nouveau centre ou l’ajout d’une spécialité médicale. Tout l’intérêt est d’être accompagné dans son développement, de ne pas être bloqué par les limitations techniques d’un outil logiciel tout en ayant la possibilité de moduler son offre en fonction de la vie et des performances du centre de santé.
4. Le portail patient pour la qualité de soins
En centre ophtalmologique, la qualité de soins dépend beaucoup de l’expérience des patients tout au long du parcours, en plus des seuls actes médicaux pratiqués en consultation. De la prise de rendez-vous à la facturation, vous avez tout intérêt à mettre en place des services qui améliorent l’expérience vécue par votre patientèle. Et ça passe aussi par des fonctionnalités logicielles :
4.1 Un accueil rapide pour votre centre ophtalmologique
La possibilité de prendre rendez-vous en ligne est de plus en plus incontournable pour les patients, lors du choix d’un praticien. Le gain de temps fait autant partie de leurs priorités que des vôtres et un agenda bidirectionnel doit faire partie des services digitaux à mettre en place pour améliorer la qualité de soins.
4.2 Une prise en charge facilitée
De la même manière, vos patients s’attendent à être reconnus rapidement dès leur arrivée dans l’établissement ou à ce que leur prise en charge administrative comporte le moins de freins possibles. Or la prise de rendez-vous en ligne permet d’ores et déjà de soulager cette étape en anticipant la saisie du questionnaire médical et en récoltant des informations en amont de la consultation (données identitaires, n° de sécurité sociale, mutuelle…).
4.3 L’échange d’informations et de documents
En mettant en place un portail patient, vous mettez à disposition de votre patientèle un espace en ligne qui leur est dédié. Vous pouvez ainsi échanger directement avec eux par le biais de rappels, de notifications, d’une messagerie sécurisée. Ils peuvent consulter et déposer des documents médicaux (carte de mutuelle, factures, ordonnances…) et même signer électroniquement des devis.
Le portail patient constitue un véritable lien entre votre centre ophtalmologique et votre patient, en installant un suivi qui favorise la continuité des soins tout en améliorant l’efficacité de votre structure.
5. Une solution logicielle Saas & cloud
Plus qu’une simple fonctionnalité, ce dernier point est incontournable si vous voulez faire de votre logiciel de gestion un allié de performance, surtout en multi centre. Les solutions web présentent des avantages indéniables pour moderniser votre activité et fidéliser vos collaborateurs, tout en facilitant votre quotidien de gérant. Accessibles à distance et partout en mobilité, elles centralisent les données et permettent une visibilité en temps réel sur vos indicateurs de performance. Ergonomiques, elles fluidifient les échanges et les tâches administratives pour permettre aux praticiens de se concentrer sur les patients. Les solutions Saas sont aussi un gage de sécurité des données de santé, puisque rien n’est stocké sur vos postes physiques.
Enfin, les logiciels cloud boostent les performances des centres de santé et accélèrent la croissance des réseaux de centres :
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- en permettant un développement rapide et simple grâce à des solutions scalables,
- en garantissant un pilotage centralisé et en temps réel du réseau, ainsi que des prises de décision éclairées,
- en améliorant le système d’informations du centre en favorisant son ouverture et son interopérabilité avec un écosystème large d’outils de performance.
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Conclusion – 5 éléments indispensables dans le logiciel de gestion de votre centre ophtalmologique :
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- La facturation multi spécialité pour s’affranchir des contraintes techniques et gagner du temps sur les opérations de comptabilité ;
- L’interconnexion avec vos logiciels de spécialité ophtalmologie préférés, pour éviter les erreurs et les ressaisies chronophages tout en bénéficiant d’outils experts ;
- L’aspect “métier” de votre logiciel de gestion, pour bénéficier de solutions certifiées et conformes, tout en anticipant les évolutions du marché et votre propre développement ;
- Le portail patient, véritable lien entre vous et votre patientèle, pour améliorer la qualité de soins en continu ;
- Le fonctionnement cloud pour accélérer votre croissance, équiper vos collaborateurs d’outils ergonomiques et modernes et vous aider dans la gestion stratégique de votre centre de santé.
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