Le projet de santé, également appelé dossier ARS, conditionne l’ouverture d’un centre de santé. Très normé, ce document rassemble de nombreux éléments analysés scrupuleusement par les autorités de votre région et il peut vous faire perdre un temps précieux s’il est mal construit. Détail des activités du centre, règlement intérieur, effectifs salariés, patientèle visée, description du plateau technique… sont autant de points qui peuvent poser problème si on ne sait pas où on met les pieds.
Nous avons échangé avec Yvon Teboul, du cabinet d’expertise comptable Mon Projet Santé, pour vous donner quelques conseils et les étapes à suivre pour bien préparer votre dossier ARS avant l’ouverture de votre centre de santé.
1. Dossier ARS : savoir où on met les pieds
Avant de pouvoir ouvrir votre centre de santé, vous devez constituer un projet de santé : c’est ce qu’on appelle le dossier ARS, un ensemble de documents à transmettre à votre Agence Régionale de Santé, chargée du pilotage régional du système national de santé. L’ARS autorise notamment la création des établissements et services de soins et médico-sociaux, le contrôle de leur bon fonctionnement et l’allocation de leurs ressources.
1.1 La composition du dossier ARS
Le dossier ARS est composé de l’ensemble des pièces administratives, juridiques et techniques constituant le centre de santé et l’association loi 1901 le supportant. Il détaille les activités de soins du centre ainsi que les actions qui seront mises en œuvre pour favoriser l’accessibilité sociale, la coordination des soins ou encore le développement d’opérations de santé publique (prévention, dépistage…) dans l’intérêt de la population.
Ainsi, selon l’arrêté émanant du ministère des solidarités et de la santé, doivent notamment figurer dans le dossier ARS :
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- Le diagnostic des besoins du territoire : caractéristiques de la population visée, problématiques du territoire, état de l’offre sanitaire sociale et médico-sociale du territoire
- Les coordonnées du ou des porteurs de projet de centre de santé (adresses, contacts, identification de la structure juridique…)
- Le détail des effectifs du centre de santé, obligatoirement salariés
- Les missions et activités du centre de santé : horaires, activités de soins, de prévention, de santé publique et d’éducation
- La description du plateau technique avec un plan détaillé des locaux (un élément problématique sur lequel nous allons revenir)
- Le règlement de fonctionnement en termes d’hygiène, de sécurité et de droits des patients
- Des éléments de coordination : partenaires éventuels, prestataires labellisés, réunions de concertation…
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Le dossier ARS est un document relativement normé : il comporte des points très spécifiques qui conditionnent véritablement l’ouverture du centre de santé. D’où la nécessité absolue de bien baliser votre projet et de savoir où vous mettez les pieds !
1.2 l’engagement de conformité
En plus de ce dossier ARS, vous devrez remettre à la direction de votre agence régionale de santé un engagement de conformité, second élément indispensable à l’ouverture puisque le récépissé de cet engagement vaut autorisation de dispenser des soins. Un modèle de cet engagement est disponible en ligne ou en sollicitant l’envoi auprès de l’ARS.
2. Dossier ARS : s’informer et s’y prendre à l’avance
2.1 s’y prendre à l’avance
2ème conseil : être très rigoureux dans votre démarche et vous y prendre très en amont de l’ouverture de votre centre de santé. Il faut en moyenne compter 2 mois entre le dépôt de votre dossier ARS et les premiers retours que vous recevrez de l’agence. Les allers-retours sont monnaie courante pour peaufiner les dossiers, modifier des détails, ajouter des pièces justificatives. Si l’ARS ne bloque pas totalement un projet, elle demande une rigueur à la hauteur des enjeux d’hygiène et de sécurité en faveur des patients qui seront traités. Il est donc crucial d’envoyer votre dossier aussi tôt que possible.
Et puisqu’on parle de rigueur, sachez que votre dossier est analysé à l’échelle de votre territoire d’implantation. Si un dossier ARS est assez précisément défini au niveau national, chaque région a ses propres spécificités, l’exemple le plus courant étant des conditions spéciales d’aménagement des locaux en fonction de l’emplacement de votre centre.
2.2 Entrer en contact avec l’ARS
Dès les prémices de votre projet, entrez directement en contact avec votre ARS pour connaître les modalités du projet de santé demandé, savoir quelles informations sont requises et quels documents doivent être joints. Avant de vous lancer tête baissée, opérez sur des bases saines dès le départ pour ne perdre ni temps ni argent.
3 – Avoir un plan du centre de santé conforme et validé
3.1 Local : de nombreuses règles
Comme mentionné plus haut, l’aménagement des locaux est souvent un élément problématique du projet de santé présenté à l’ARS. Non-conformité, retard dans la remise du plan définitif… S’il y a bien un point à valider en tout début de projet, c’est votre local. Et les règles sont nombreuses et variées
Voici quelques exemples :
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- Différenciation entre le vestiaire homme et le vestiaire femme
- Création d’une salle de pause aux dimensions correctes par rapport à la taille du centre de santé
- Conformité de la salle de stérilisation (en dentaire) avec 1 zone propre et 1 zone sale
- Présence obligatoire d’un bloc opératoire pour faire de l’implantologie (en dentaire)
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3.2 Dossier ARS : des normes en évolutions constantes
Les normes édictées par les ARS ne sont pas figées et évoluent constamment avec le marché et les réglementations en vigueur. C’est pourquoi il faut absolument anticiper l’aménagement des locaux. Une veille réglementaire est indispensable tout au long de la vie de votre projet. Ainsi, vous assurez un plateau technique conforme dès le départ, sans risquer de devoir repasser par des travaux coûteux et longs. Et toute la rigueur engagée dans le chantier est synonyme d’anticipation des normes de demain : vous gardez ainsi un coup d’avance.
4 – Respecter les étapes du dossier ARS
4.1 Des étapes avant l’envoi du dossier ARS
Avant d’envoyer votre projet de santé à l’Agence Régionale de Santé de votre territoire, certaines étapes sont à respecter :
Validez d’abord votre local et votre projet de bail : au-delà de l’aménagement technique que nous venons d’évoquer, il est important de définir certaines modalités immobilières et d’interroger un maximum de prestataires pour deviser vos travaux. Vous avez ainsi toutes les cartes en main.
Déposez votre dossier de financement aux organismes bancaires : sans investissement tiers ou capitaux propres, votre projet est mort dans l’œuf. Sécurisez d’abord vos financements avant de soumettre votre projet de santé.
Immatriculez vos structures juridiques après validation de vos financements auprès des banques. La création de l’association est obligatoire : les statuts et justificatifs sont à joindre dans le dossier ARS.
4.2 Dossier ARS: des obligations à connaitre
À noter : en tant que personne privée, le statut d’association loi 1901 est un prérequis incontournable pour ouvrir votre structure. Pour rappel, certaines missions dévolues aux centres de santé sont obligatoires, à savoir :
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- L’obligation de dispenser des soins de proximité : prévention, diagnostic et soins, indissociablement ;
- L’obligation de réaliser à titre principal des prestations remboursables par l’assurance maladie ;
- L’obligation d’être ouvert à tout public, sans réserve de son offre à une patientèle précise, sans modalités de fonctionnement qui excluraient une catégorie de patients.
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5 – Bien choisir ses prestataires
5.1 Gagner du temps
Dernier conseil : bien vous entourer tout au long de votre projet. Sachez qu’un projet d’ouverture de centre peut se faire seul, comptez alors un délai de 12 à 18 mois. En revanche, en faisant appel à des experts, misez sur moitié moins de temps, 4 à 6 mois en moyenne pour ouvrir vos portes.
Par ailleurs, les différentes étapes de l’ouverture d’un centre de santé requièrent une connaissance fine du marché et de son fonctionnement. Et ça commence dès la recherche du local et les négociations qui y sont liées. Face aux délais auxquels vous serez confronté pour ouvrir votre centre, ne vous reposez pas sur 6 mois de franchise de loyer. Vous vous retrouverez à ouvrir passé ce délai, engageant des coûts importants et risqués.
5.2 L’architecte
Il en va de même pour la conception de votre plateau technique. Un architecte expert du métier et familier des normes requises par l’ARS de votre territoire est un allié de taille pour sécuriser un plan de centre valide et conforme dès le lancement des travaux.
5.3 La comptabilité
Côté comptabilité, un accompagnement installé sur le long terme avec votre prestataire est l’assurance de pouvoir compter sur un véritable partenaire tout au long de la durée de vie de votre centre de santé et jusqu’à sa cession éventuelle. Un cabinet d’expertise comptable rodé aux subtilités du secteur peut vous apporter une vision d’ensemble de la gestion du centre et vous offrir des conseils pertinents pour réussir votre projet.
En bref, pour bien préparer votre dossier ARS pour ouvrir votre centre de santé :
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- Avoir une vision claire des éléments qui composent le dossier ARS ou projet de santé, ainsi que l’engagement de conformité, pour savoir où on met les pieds ;
- S’y prendre très en amont pour anticiper les délais de traitement de dossier et prendre contact avec les parties concernées pour avoir une information juste ;
- Disposer d’un plan de centre de santé valide et conforme dès le début du projet, en phase avec les normes spécifiques de son territoire d’implantation ;
- Faire les choses dans l’ordre et respecter les étapes du projet : local, financement, structure juridique ;
- Se reposer sur des partenaires fiables et experts du marché : architecte, cabinet comptable, professionnel de santé, éditeur de logiciel… Tous ces acteurs sont des alliés de taille pour réduire les délais d’ouverture de votre centre et assurer la conformité comme la pérennité de votre projet.
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Découvrez Mon Projet Santé
Mon Projet Santé, Cabinet de conseil spécialisé dans l’accompagnement des structures de santé, de la pré-ouverture au développement d’un réseau de centres. Il met un point d’honneur à installer une relation dans la durée avec ses clients, offrant une vision 360° d’expert comptable et de gestion du centre, ainsi que des conseils métiers au plus proche de vos enjeux. Par exemple :
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- Une vision globale du marché immobilier, pour bien choisir l’implantation de son local
- La négociation de baux (clauses suspensives, franchises de loyer…)
- L’exploitation de la structure, avec une expérience particulière sur le dentaire
- La gestion de l’humain
- Etc.
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