SEPHIRA

Toute commande et/ou toute confirmation de commande implique l’acceptation pleine et entière par le Client des présentes conditions générales de vente qui prévalent sur tout autre document tel que catalogue, prospectus, publicité, notice, etc.

Article 1 – Objet

– SEPHIRA commercialise les Produits suivants (ci-après dénommés « les Produits ») :

– Des terminaux intégrant des logiciels, homologués par le GIE SESAM VITALE, sous les dénominations INTELLIO, INTELLIO-TAXI et VITALLIO

– Des logiciels sur PC, sous les dénominations WEB-INTELLIO homologué par le GIE SESAM VITALE

– Des logiciels de Gestion de Cabinet Médical ou paramédical, sous les dénominations MEDICAWIN, KIOS et UBINECT

– Des logiciels sur PC, sous la dénomination WEB-INTELLIO-FOURNISSEURS, intégrés à des logiciels de Gestion de Magasin d’Optique (ci-après désignés « LGMO ») d’éditeurs de logiciels partenaires de SEPHIRA. La configuration WEB-INTELLIO-FOURNISSEURS + LGMO ayant fait l’objet d’une homologation par le GIE SESAM VITALE, et ce pour chacun des logiciels LGMO des éditeurs partenaires de SEPHIRA.

– SEPHIRA commercialise également du matériel informatique et des terminaux (ci-après dénommés « le Matériel »)

– Outre la vente, les Matériels et Produits peuvent faire l’objet, au choix du Client :

– Soit d’une location consentie par SEPHIRA ou par une société spécialisée dans la location financière des biens d’équipement.

– Soit d’une mise à disposition intégrée dans le contrat de Services SEPHIRA.

– SEPHIRA propose des services associés (ci-après dénommés « les Services »), dont certains sur options, pour une durée initiale allant de 12 à 48 mois, tels qu’ils figurent sur le bon de commande signé par le Client.

– Les Matériel, Produits et Services associés, qui forment ensemble un tout indivisible et indissociable, sont régis par les dispositions ci-après énoncées.


Article 2 – Conditions d’accès aux Services

L’accès aux Services intervient dans les 15 jours ouvrés (sauf cas fortuit ou évènement de force majeure), décomptés à partir de la date de réception, par SEPHIRA, des documents et, le cas échéant des paiements suivants qui constituent le contrat, savoir :

– Le bon de commande dûment rempli et signé par le Client

– En cas de vente, le paiement des Produits figurant sur le bon de commande, paiement qui interviendra par prélèvement bancaire sur le compte du Client lors de l’établissement de la première facture SEPHIRA

– En cas de location de Matériel ou de mise à disposition des Produits intégrée au contrat de Services SEPHIRA, le versement de la somme figurant au bon de commande au titre du dépôt de garantie, versement qui interviendra par prélèvement bancaire sur le compte du Client lors de l’établissement de la première facture SEPHIRA

– Pour INTELLIO TAXI, le chèque du montant du dépôt de garantie figurant sur le bon de commande

– Pour le service AMC (tiers payant) le mandat dûment rempli, daté et signé par le Client

– L’autorisation de prélèvement bancaire dûment remplie et signée par le Client

– Le relevé d’identité bancaire du Client

La date d’accès aux Services fixe la date d’entrée en vigueur du contrat.

Article 3 – Durée du contrat de Services

Le contrat de Services est conclu pour la durée initiale irrévocable mentionnée au bon de commande qui commencera à courir à compter de sa date d’entrée en vigueur, telle que définie ci-dessus à l’article 2. A l’issue de cette période initiale (à l’exception des établissements publics ou assimilés), le contrat se renouvellera par tacite reconduction, par périodes successives d’un an, sauf dénonciation, par l’une ou l’autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception expédiée 3 mois au moins et 6 mois au plus avant l’arrivée du terme.

Pendant toute la durée du contrat, le Client s’interdit de transmettre ou céder à un tiers, à titre gratuit ou onéreux, le bénéfice de son contrat.


Article 4 – Matériel et Produits vendus 

  1. Livraison et réception

Les Matériel et Produits, objet du contrat, seront livrés aux frais et aux risques de SEPHIRA dans les 15 jours ouvrés (sauf cas de force majeure), suivants la réception par SEPHIRA des documents visés à l’article 2 ci-dessus. Le Client devra vérifier à la réception la conformité des Matériel et Produits livrés et l’absence de vices apparents.

En cas de livraison incomplète ou non conforme, il incombe au Client d’émettre des réserves spéciales et détaillées sur le bon de livraison et de les confirmer à SEPHIRA dans les 3 jours à compter de la livraison, par lettre recommandée avec accusé de réception. A défaut, les Matériel et Produits livrés seront considérés conformes à la commande et en parfait état de fonctionnement, avec toutes les conséquences y attachées. En cas de non-conformité, de manquant ou de vices apparents constatés dans les formes et délai susdit, le Client devra retourner les Matériel et Produits visés, complets dans leur emballage d’origine, accompagnés d’une copie de la facture. Les articles retournés incomplets ou endommagés ne seront ni repris ni échangés.

SEPHIRA après s’être assuré de la réalité et du bien fondé de la réclamation du Client, procèdera à ses frais, soit à la réparation ou au remplacement des Matériel et Produits défectueux en cas de non-conformité ou de vices apparents, soit à la livraison du ou des articles manquants, sans que le Client puisse prétendre à une quelconque indemnité ou à une résiliation du contrat.

Les frais occasionnés par la reprise et la nouvelle livraison des Matériel et Produits visés seront à la charge exclusive de SEPHIRA.

  1. Installation

Le Client doit procéder à l’installation effective des Matériel et Produits livrés en suivant les instructions figurant sur le manuel utilisateur (numérisé ou non) qui lui est remis au jour de la livraison. Le pré-requis Produit peut lui être fourni sur demande par SEPHIRA. Selon les modalités prévues au contrat, le Client pourra également bénéficier d’une assistance téléphonique.

L’environnement informatique et connectique du Client devra permettre l’installation sans difficulté des Matériel et Produits livrés.

SEPHIRA sera exonérée de toute responsabilité au cas où la procédure d’installation n’aurait pas été respectée par le Client ou bien si l’environnement informatique et connectique du Client ne serait pas compatible avec les Matériel et Produits livrés.

Dans le cas de WEB-INTELLIO-FOURNISSEURS, son installation doit être réalisée de façon concomitante avec celle de la version compatible du Logiciel de Gestion de Magasin d’Optique.

  1. Garantie

Les Matériel et Produits vendus par SEPHIRA bénéficient d’une garantie d’un an à compter de la date de livraison. Les frais d’expédition des Matériel et Produits défectueux à SEPHIRA seront à la charge du Client et aucun Produit de remplacement ne lui sera fourni pendant le temps nécessaire pour la réparation ou le remplacement, sauf si l’option « Maintenance » a été souscrite, laquelle s’appliquera alors dans les termes de l’article 7. 6, ci-dessous.

Passé la période de garantie, les Matériel et Produits défectueux ne seront réparés par SEPHIRA qu’après acceptation du devis par le Client. Les frais d’analyse d’un montant forfaitaire de 60 € TTC, seront facturés au Client qui devra s’en acquitter seulement pour le cas où il refuserait le devis soumis et la réparation proposée.

Les dommages dus aux chocs ou vandalisme, incendie, dégât des eaux, surtension du réseau téléphonique ou électrique ou à une utilisation non conforme sont exclus de la garantie et de la Maintenance. Toute réparation dont la cause ou l’origine proviendrait de l’un de ces évènements fera l’objet d’une facturation selon devis préalable accepté par le Client.

Les accessoires et consommables (batterie, bloc d’alimentation, bobines, adaptateur USB, prises et câbles etc…) ne sont couverts ni par la garantie ni par la « Maintenance ».

  1. Perte ou vol

En cas de perte ou de vol des Matériel et Produits, le Client devra immédiatement informer SEPHIRA afin de suspendre l’usage impropre du service. Le Client notifiera l’événement de perte ou de vol à SEPHIRA par lettre recommandée avec accusé de réception en y joignant la plainte déposée auprès des autorités compétentes. Le Client devra remplacer aussitôt les Matériel et Produits perdus ou volés, et à ses frais : l’immobilisation ou la disparition de ceux-ci ne donnant droit à aucune suspension ou réduction dans le paiement des Services.

  1. Réserve de propriété

SEPHIRA se réserve le droit de propriété des Matériel et Produits vendus et livrés jusqu’à leur paiement intégral. Le Client sera responsable de ceux-ci à compter du jour de leur livraison, le transfert de possession entrainant le transfert des risques.

Le Client devra en conséquence prendre toutes dispositions et, le cas échéant, toutes assurances pour palier leur dégradation ou leur disparition. Il ne devra pas les donner en gage ou en nantissement.


Article 5 – Matériel et Produits loués  

La livraison, la réception et l’installation des Matériel et Produits loués ou mis à disposition sont régis par les articles 4. 1 à 4. 3, ci-dessus.

A ces dispositions s’ajoutent celles ci-après énoncées :

– La location ou la mise à disposition des Matériel et Produits implique que le Client ne détient aucun droit de propriété sur ceux-ci et doit veiller à leur entretien et à leur conservation au sens de l’article 1384 du Code Civil. A cette fin, le Client s’oblige à souscrire une police d’assurance le garantissant des risques de détérioration, destruction ou disparition, notamment en cas de bris, perte ou vol, vandalisme, incendie ou explosion. Le paiement des loyers ou des redevances ne pourra en aucun cas être différé ou interrompu à ce titre.

– Pendant toute la durée du contrat, la location ou la mise à disposition ne pourra être suspendue ou résiliée qu’en présence d’un événement de force majeure tel que visé à l’article 11 ci-après.

– Si les Matériel et Produits ne peuvent pas être réparés, le Client devra les remplacer à l’identique et à ses frais. Ils deviendront alors automatiquement la propriété de SEPHIRA ou du loueur désigné à ce titre.

– A la signature du bon de commande, et si tel est le cas, le Client devra verser la somme y figurant à titre de dépôt de garantie. Cette somme, non productive d’intérêts, lui sera restituée à l’expiration du contrat en contrepartie de la restitution des Matériel et Produits en bon état de fonctionnement.

– Les Matériel et Produits loués ou mis à disposition bénéficieront d’office de l’option « Maintenance » avec échange standard telle qu’elle est définie à l’article 7. 6 ci-dessous, et ce pendant toute la durée du contrat, étant précisé que le Client est responsable de leur entretien courant.

– Les accessoires et consommables (batterie, bloc d’alimentation, bobines, adaptateur USB, prises et câbles etc…) ne sont couverts ni par la garantie ni par la « Maintenance ».

– En cas de perte ou de vol des Matériel et Produits loués ou mis à disposition, le Client devra immédiatement informer SEPHIRA afin de suspendre l’usage impropre du service. Le Client notifiera l’événement de perte ou de vol à SEPHIRA par lettre recommandée avec accusé de réception en y joignant la plainte déposée auprès des autorités compétentes. Les Matériel et Produits en remplacement seront livrés par SEPHIRA au Client contre paiement de 600 € TTC par terminal, et deviendront alors automatiquement la propriété de SEPHIRA ou du loueur désigné à ce titre.

– L’expiration ou la résiliation anticipée du contrat, pour quelque cause que ce soit, ne prendront effet qu’à la date de réception par SEPHIRA des Matériel et Produits loués ou mis à disposition du Client. Les Matériel et Produits restitués à cette fin devront l’être aux frais du Client et en parfait état. A défaut, le Client devra prendre à sa charge le montant des réparations nécessaires et s’en acquitter sans délai, pour le cas où le dépôt de garantie susdit ne serait pas suffisant. Si la réparation devait s’avérer impossible les Matériel et Produits seront alors facturés au Client au prix catalogue en vigueur.

Article 6 – Obligations du Client

  1. Paiement

Les factures sont payables uniquement par prélèvements automatiques aux périodicités mentionnées au bon de commande. Le premier paiement sera calculé au prorata de la redevance périodique correspondant à la période écoulée entre la date d’accès aux Services et la date d’émission de la première facture.

Le Client s’oblige à prévenir immédiatement SEPHIRA par lettre recommandée, de tout changement de domicile, de coordonnées bancaires, de changement de propriétaire, de cession ou de tout autre événement qui serait de nature à modifier le présent contrat.

Le défaut de paiement à l’échéance entraînera :

– La suspension du contrat de Services, après mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, restée infructueuse pendant un délai de huit jours ;

– La résiliation du contrat et l’invalidation de l’accès aux Services à partir du dixième jour suivant la suspension, si la cause de celle-ci n’a pas disparu. Dans ce cas, le Client ne pourra se prévaloir d’une quelconque indemnité ;

– La facturation de frais administratifs pour une somme forfaitaire de 40 € TTC, à laquelle s’ajoutera la refacturation des frais de rejet bancaire, et ce, pour chaque incident de paiement.

Au 1er Janvier de chaque année, le prix de l’abonnement susdit sera réévalué de plein droit, sans qu’il soit besoin d’une notification préalable, sur la base de l’indice SYNTEC, selon la formule suivante : PR = (PI x S/SI), dans laquelle :

– PR : est le prix révisé

– PI : est le prix initial appliqué à la date de signature du contrat

– S : est le dernier indice connu à la date de la révision

– SI : est l’indice publié le 1er janvier de l’année de la date de signature du contrat

Le prix ainsi révisé sera arrondi à l’euro supérieur.

  1. Gestion et transmission des FSE

Le Client, en souscrivant au service INTELLIO ou WEB-INTELLIO ou WEB-INTELLIO- FOURNISSEURS ou INTELLIO-TAXI, s’engage à déléguer la gestion des FSE à SEPHIRA tout en respectant les obligations ci-après stipulées :

– Envoi des FSE

Le Client est tenu légalement d’adresser des lots de FSE en fin de journée.

A cet effet SEPHIRA a programmé sur le terminal INTELLIO du Client, la tranche horaire durant laquelle s’effectue la connexion automatique.

Pendant toute la durée de la connexion, le Client s’abstiendra de toute intervention sur son terminal, lequel devra reposer sur son socle.

SEPHIRA ne sera en aucun cas responsable du non-respect de l’obligation légale imposée au Client et de ses conséquences : perte, altération éventuelle de FSE, retard de transmission, ou tout autre dommage résultant du non respect de cette obligation. En cas d’impossibilité et à titre exceptionnel, le Client pourra activer une transmission manuelle des FSE à SEPHIRA.

Le Client autorise SEPHIRA à communiquer par voie électronique, aux destinataires des FSE, leurs données d’activité et les justificatifs s’y rapportant.

– Conservation des tickets papier

Le Client devra conserver les tickets papier établis par le terminal à son intention jusqu’à la fin du traitement des FSE, tel que signifié sur l’état récapitulatif adressé par SEPHIRA. En cas de perte, de vol, ou de destruction accidentelle du terminal, seul le ticket papier pourra servir de preuve.

– Utilisation de la carte SIM

La carte SIM attachée au service GPRS est réservée à l’utilisation exclusive du service INTELLIO pour la télétransmission des FSE à SEPHIRA ou de transactions bancaires. Toute utilisation non conforme à cette destination sera facturée au Client par SEPHIRA.

  1. Licence d’utilisation

Les droits d’auteur des logiciels sont protégés par le Code de la Propriété intellectuelle. SEPHIRA met à disposition du Client, à titre personnel et non exclusif, les logiciels en vue de la réalisation des prestations contractuellement convenues. Le Client s’engage à respecter les conditions normales d’utilisation des logiciels, à appliquer strictement les instructions, et à respecter les présentes dispositions.

Les logiciels doivent être utilisés conformément aux dispositions des présentes conditions générales et aux prescriptions d’utilisation contenues dans la documentation remise au Client, et pour les seuls besoins du Client nommément désigné au contrat. Toute utilisation non expressément autorisée par SEPHIRA au titre des présentes est illicite, conformément à l’article L.122-4 du Code de la Propriété Intellectuelle.

Il est interdit au Client de procéder notamment à :

– Toute reproduction par quelque moyen que ce soit des logiciels et de la documentation ;

– Toute représentation, diffusion, ou commercialisation des logiciels, que ce soit à titre onéreux ou gratuit ;

– Toute forme d’utilisation des logiciels de quelque façon que ce soit aux fins de conception, réalisation, diffusion ou commercialisation d’un logiciel similaire équivalent ou de substitution ;

– Toute adaptation, modification, arrangement des logiciels pour quelque raison que ce soit, notamment en vue de la création d’un logiciel dérivé ou entièrement nouveau ;

– Toute transcription directe ou indirecte, ou traduction dans d’autres langages des logiciels ainsi que leur modification même partielle en vue notamment d’une utilisation sur tout autre produit.

Le droit d’utilisation est accordé pour la version des logiciels disponibles à la date d’entrée en vigueur du présent contrat, ainsi que pour toutes les mises à jour et nouvelles versions, dans les formes prescrites à l’article 7. 4 ci-dessous.

Le droit d’utilisation est intransmissible et inaliénable et n’a pas pour conséquence de transférer des droits patrimoniaux et moraux y attachés.

Article 7 – Obligations de SEPHIRA

  1. Installation

L’installation, lorsqu’elle est prévue contractuellement, permet le paramétrage et la prise en main sur site, aux conditions prévues au bon de commande.

  1. Télé-formation et Formation

La Télé-formation et la Formation, lorsqu’elles sont prévues contractuellement, sont accessibles aux conditions définies au bon de commande. La Télé-formation initiale est dispensée uniquement sur rendez-vous.

  1. Assistance téléphonique

L’assistance téléphonique, aux conditions définies au bon de commande, est à la disposition du Client qui rencontre une difficulté dans l’utilisation des logiciels. L’assistance téléphonique n’est accessible qu’au Client ou l’utilisateur dénommé au contrat et que pour les logiciels commercialisés par SEPHIRA, ce qui exclut les mises à niveau du système d’exploitation non effectuées par SEPHIRA. Le diagnostic et la maintenance corrective des anomalies signalées par le Client ou détectées par SEPHIRA sont réalisés dans un premier temps par le biais de l’assistance téléphonique. Il appartient au Client de se reporter à la documentation des logiciels avant chaque appel téléphonique et de décrire de façon précise et exhaustive les symptômes du dysfonctionnement rencontré.

Dans l’hypothèse où l’assistance téléphonique n’aurait pas permis d’aboutir à la correction de l’anomalie, SEPHIRA pourra proposer une mise à jour des logiciels visés, par téléchargement.

Dans le cas de WEB-INTELLIO-FOURNISSEURS, l’assistance téléphonique de premier niveau est confiée à l’éditeur du Logiciel de Gestion de Magasin d’Optique de l’opticien.

  1. Mises à jour des logiciels

SEPHIRA s’engage à effectuer les mises à jour (modifications, adaptations) s’imposant à la suite d’une modification de la réglementation en vigueur. Les mises à jour sont automatiques.

SEPHIRA sera à l’écoute des demandes et suggestions du Client. Toutefois, le Client ne pourra décider de l’opportunité d’éventuelles modifications ou améliorations des logiciels.

SEPHIRA, d’ores et déjà autorisée en cela par le Client, interviendra de sa propre initiative sur les logiciels, sans avertissement préalable, soit en raison de la détection d’une anomalie, soit en cas de modification de l’environnement légal, réglementaire ou médical.

Le Client sera tenu d’accepter toute modification de logiciel proposée par SEPHIRA, sachant que seule la dernière version sera maintenue. Les évolutions proposées dans les nouvelles versions pourront faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

  1. Télé-maintenance pour les logiciels PC

SEPHIRA s’engage à fournir ce service (par modem ou Internet) pour les logiciels PC désignés au contrat. La télé-maintenance s’applique uniquement dans les cas suivants : recherche d’anomalie de fonctionnement (erreur de paramétrage, erreur de manipulation), rectification du paramétrage ou de la manipulation ayant causé l’erreur.

Les interventions rendues nécessaires par suite d’erreur de manipulation, d’absence de sauvegarde, de coupure de courant ou de panne matérielle seront facturées, selon devis préalable accepté par le Client. Dans ce cas, le Client devra laisser le technicien accéder librement aux fichiers par télé-maintenance pour assurer cette prestation. Le Client est informé devoir procéder à une sauvegarde de ses données avant toute intervention de SEPHIRA sur les logiciels. SEPHIRA sera exonérée de toute responsabilité si, à la suite de son intervention dans ce cadre, des informations du Client sont détruites en tout ou en partie. La télé-maintenance ne pourra être réalisé par SEPHIRA que si l’environnement informatique et connectique du Client le permet.

  1. Maintenance – échange standard

Si le Client a opté pour le service de Maintenance (échange standard) ou bien si ce service est d’office inclus dans la formule contractuelle souscrite, SEPHIRA assurera à sa charge la réparation ou le remplacement des Matériel et Produits défectueux aux conditions ci-après énoncées :

– SEPHIRA procédera à un diagnostic à distance pour déterminer si la panne est d’origine matérielle et décidera seule s’il y a lieu de procéder à un échange standard (appareil à l’identique).

– Après autorisation expresse de SEPHIRA, et sous réserve d’un appel avant 11 heures, SEPHIRA organisera à ses frais le rapatriement des Matériel et Produits défectueux à son siège et la livraison de ceux en remplacement, dans un délai de 24 heures / jours ouvrés.

Les dommages résultant de choc ou vandalisme, incendie, dégâts des eaux, surtension du réseau téléphonique ou électrique ou d’une utilisation non conforme sont exclus de la garantie et de la Maintenance. Toute réparation dont la cause ou l’origine proviendrait de l’un de ces événements fera l’objet d’une facturation selon devis préalable accepté par le Client.

  1. Reprise de données

Lorsqu’elle est contractuellement prévue, cette reprise de données s’adresse au Client qui souhaite ré-utiliser les données d’un logiciel concurrent. Dans cette hypothèse, SEPHIRA pourra assurer la reprise de ces données de manière à les rendre compatibles avec ses logiciels, sous réserve de la faisabilité de l’opération envisagée.

La reprise des données portera exclusivement sur les données susceptibles d’intégration avec le logiciel SEPHIRA. Cette opération ne pourra être effectuée qu’à la condition que ces données puissent être extraites via l’utilitaire d’export du logiciel concurrent. A cet effet, SEPHIRA tiendra à la disposition du Client une fiche technique contenant les données minimales susceptibles d’être reprises par SEPHIRA et celles nécessitant une analyse approfondie : ces dernières feront l’objet d’un devis préalable accepté par le Client.

Le Client devra informer SEPHIRA pour toutes demandes particulières et devra préciser dans tous les cas le type et l’étendue des données qu’il souhaite récupérer.

La reprise des données sera menée une seule fois, au moment de l’installation des logiciels ou au plus tard dans les deux mois suivant l’installation, sur la base des données fournies par le Client.

Dans le cadre de la reprise des données, SEPHIRA sera tenue d’une obligation de moyens. De ce fait, la responsabilité de SEPHIRA ne pourra être retenue dans le cas d’exportation infructueuse résultant de faits extérieurs à SEPHIRA. Par sécurité, le Client sauvegardera toutes ses données avant que cette procédure de reprise ne soit enclenchée. SEPHIRA sera exonérée de toute responsabilité en cas de perte d’un CD d’installation ou d’un mot de passe du fait du Client ainsi qu’en cas d’obsolescence du matériel du Client ou de version trop ancienne du logiciel concurrent.

  1. Service INTERNET

Dans le cadre du service INTELLIO et WEB-INTELLIO, SEPHIRA permet au Client, après lui avoir communiqué son code confidentiel, un accès direct INTERNET, sur son site www.intellio.fr, permettant la consultation et le téléchargement de données. Les données sont consultables dans la limite de quatre-vingt-dix jours après la création des FSE.

Le droit d’accès INTERNET octroyé au Client est personnel, non transférable et non cessible. SEPHIRA se réserve le droit de modifier ce service Internet, à tout moment, sans avertissement préalable.

Article 8 – Données personnelles et données de santé 

Conformément à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, dite loi « Informatique et Libertés » modifiée en 2004, le Client est informé que des données à caractère personnel le concernant font l’objet d’un traitement automatisé par SEPHIRA afin de permettre à celle-ci d’assurer la fourniture du service de gestion centralisée des feuilles de soins électroniques et d’assurer la gestion de ses fichiers de clientèle (ci-après dénommé le Service) .

Dans le cas de WEB-INTELLIO-FOURNISSEURS, l’objet du traitement automatisé réalisé par SEPHIRA a pour objet de permettre à celle-ci d’assurer la fourniture du service de recueil dématérialisé du consentement exprès, du service de gestion de devis (demande de cotation et / ou de prise en charge), du service de gestion centralisées des feuilles de soins électroniques, du service de gestion de l’avance de trésorerie et d’assurer la gestion de ses fichiers de clientèle.

Conformément aux dispositions des articles 38 et suivants de la même loi, le Client dispose d’un droit d’accès et de rectification des données le concernant et peut s’opposer au traitement susdit pour des motifs légitimes. Pour exercer ses droits, le Client adressera sa demande par courrier au siège social de la Société SEPHIRA.

Le Client est également informé que les informations enregistrées sont réservées à l’usage des services concernés et ne seront communiquées qu’aux destinataires suivants : Caisses d’assurance maladie obligatoires et complémentaires et/ou leurs partenaires / sous-traitants, SEPHIRA VEOFEK Ltd, SIVAN INNOVATION Ltd, NISSAN COMMUNICATION Ltd et les sociétés partenaires de SEPHIRA susceptibles de réaliser une exploitation statistiques sur ces données.

Le Client obtiendra l’autorisation de ses Patients avant de déposer des informations pouvant les identifier ou les concerner dans le Service. Il devra pour cela informer chaque Patient du dépôt de ses informations personnelles au sein du Service.

Le Service consistant en un traitement automatisé d’informations à caractère personnel, il est entendu que le Client est informé des tenants et aboutissants de la loi du 78-17 du 6 janvier 1978, de ses révisions et de ses décrets d’application. Par l’utilisation du Service, il devient le responsable des traitements effectués par le Service sur les données dont il est à l’origine du dépôt.

Le Client s’engage notamment à répondre dans les plus brefs délais à toute demande émanant de l’un de ses Patients et concernant l’accès à ses données personnelles, notamment en vertu de l’article 40 de cette loi : Toute personne physique justifiant de son identité peut exiger du responsable d’un traitement que soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel la concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite. Lorsque l’intéressé en fait la demande, le responsable du traitement doit justifier, sans frais pour le demandeur, qu’il a procédé aux opérations exigées en vertu de l’alinéa précédent.

En cas de partage d’information concernant un ou des Patients avec un ou plusieurs utilisateurs du Service, le Client reste responsable de l’utilisation faite des données. Il s’engage par ailleurs à informer ses Patients de tout partage d’information en nommant de manière explicite les personnes ayant la possibilité de consulter ou modifier ces données.

Si le Service est utilisé dans le cadre d’un cabinet multi-utilisateurs, le Service distingue plusieurs rôles associés à ce cabinet. Le Client à l’origine de la création de cabinet, c’est à dire la personne à l’origine de la souscription du contrat, est le Propriétaire des données au vu des obligations contractuelles entre les différentes parties. En conséquence, c’est à ce Client propriétaire du cabinet que revient la responsabilité de diffuser ou non les données de santé à caractère personnel accessibles au sein du Service à des utilisateurs ou Client quittant ou arrivant dans ce cabinet créé par le Client. Le Service ne reconnaît donc qu’un seul propriétaire et n’acceptera pas de demandes d’extraction de données en provenance des autres parties. Les données de conservation des informations sont celles recommandées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Le Service se rapprochant particulièrement des critères de la norme simplifiée numéro 50, les délais appliqués sont les suivants :

Les données concernant le Client et sa facturation sont conservées pendant la durée légale de conservation des données comptables au sein des locaux de l’Éditeur ou au sein de tout autre plateforme ou service informatique choisi par ce dernier ;

Les données de santé, administratives comme comptables sont accessibles pendant 5 ans puis archivées pendant 15 ans avant d’être automatiquement supprimées. Les données, avant leur suppression définitives, restent conservées sur les systèmes informatiques de l’Éditeur. Les fiches Patient doivent donc être consultées au moins une fois tous les 20 ans pour éviter une destruction automatique.

Étant entendu que le Service permet au Client de saisir des informations confidentielles et notamment des données de santé à caractère personnel, il est entendu que le Client s’engage prendre toutes les mesures recommandées par l’Éditeur pour assurer la sécurité du Service. Il doit notamment garder à jour son poste de travail, suivre de manière hebdomadaire les mises à jour proposées par le fournisseur du système d’exploitation de son poste de travail et utiliser de manière régulière un anti-virus dans le but de s’assurer qu’aucun logiciel malveillant ou espion ne soit installé sur son poste de travail. Toute atteinte ou tentative manifeste d’atteinte aux mécanismes de sécurité du Service entraînera une suspension immédiate du compte du Client sur le Service. Cette suspension pourra être provisoire ou faire l’objet de poursuites judiciaires. Le Client reconnaît que l’Éditeur cherche par cette disposition à garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations gérées par le Service. Conformément à la loi, l’Éditeur pourra conserver l’adresse IP utilisée par le Client pour se connecter au Service, notamment au sein des informations de traçabilité des informations de santé et pour un délai équivalent à ces informations.

Le Client s’engage à respecter la propriété intellectuelle de l’Éditeur et à ne pas reproduire sans autorisation tout élément visuel, logique, technique ou commercial du Service ou des supports de communications mentionnant le Service.

S’agissant des dispositions liées à la sécurité du service, le Client choisi un mot de passe sécurisé qu’il s’engage à ne divulguer à aucun tiers et à n’utiliser que sur des postes de travail qui lui appartiennent. Il s’engage à garder tout support papier ou électronique mentionnant ses identifiants de connexion dans un endroit protégé et sécurisé. Le Client s’engage à faire parvenir à la connaissance de l’Éditeur toute perte ou vol de mot de passe afin de permettre à l’Éditeur de suspendre de manière provisoire l’accès au compte utilisateur. En cas d’utilisation d’une Carte de Professionnel de Santé (CPS), le Client s’engage à informer l’Éditeur et l’ASIP — site web ou au 0825 85 2000 — de la perte ou du vol de la carte afin de procéder de manière provisoire à la suspension de l’accès au compte utilisateur par ce moyen. Les mécanismes d’authentification mis à disposition du client peuvent évoluer à tout moment pour intégrer, par exemple, de nouveaux périphériques d’authentification ou modifier les exigences de complexité ou de longueur de mot de passe. L’Éditeur se repose sur les recommandations de l’ASIP dans la mesure du possible.

Article 9 – Confidentialité

Les informations manipulées par le Client sont strictement couvertes par le secret professionnel. Conformément à l’article 29 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés, SEPHIRA s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des informations et d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.

Par dérogation à ce qui est dit ci-dessus :

Le Client, qui répond aux exigences requises en cette matière, autorise SEPHIRA, à communiquer ses coordonnées bancaires aux organismes tiers opérant le remboursement de tout ou partie des feuilles de soins, afin de faciliter les paiements à son profit.

– Le Client est informé que l’exploitation des Services nécessite un transfert de données entre les Clients et une ou plusieurs bases de données produites et administrées par SEPHIRA. Le Client autorise SEPHIRA à recueillir les données qu’il lui aura transmises et à les exploiter, y compris commercialement, sous forme de statistiques agrégées ou anonymisées, de sorte que les personnes concernées, patients ou professionnels de santé, ne puissent être identifiées. Le Client reconnaît que SEPHIRA est seule titulaire des droits prévus aux articles L. 341-1 et suivants du Code de la propriété intellectuelle sur ces bases de données et que les transferts ainsi opérés ne sauraient conférer au Client un droit quelconque sur ces bases.

Article 10 – Responsabilité

La responsabilité de SEPHIRA sera limitée à une utilisation normale des logiciels et des Services. La responsabilité de SEPHIRA ne pourra notamment pas être engagée dans les cas suivants :

– Panne ou dysfonctionnement trouvant son origine dans le non respect du manuel d’utilisation ou d’une mauvaise manipulation ;

– Utilisateur autre que celui nommément désigné au contrat ;

– Panne provoquée par l’intervention du Client ou d’un tiers sur les logiciels ;

-Implantation sur l’ordinateur du Client d’autres logiciels ou systèmes d’exploitation non compatibles avec les logiciels SEPHIRA ;

– Virus ou coupure de courant ;

– Dysfonctionnement du réseau téléphonique ou du réseau Internet ;

– Sauvegardes quotidiennes des données non effectuées dans les conditions prévues dans la documentation des logiciels ;

– Non-respect des obligations incombant au Client ;

En cas de prononcé d’une condamnation à l’encontre de SEPHIRA, et ce à quel que titre que ce soit, le montant cumulé des dommages et intérêts auxquels la société SEPHIRA pourrait être condamnée est expressément limité aux sommes effectivement perçues par celle-ci au cours des douze derniers mois précédant l’événement au titre des prestations de Services pour lesquelles sa responsabilité a été retenue.

En aucun cas, SEPHIRA ne pourra être tenue pour responsable des préjudices tels que préjudice financier, préjudice commercial, perte de Clientèle, trouble commercial quelconque, perte de bénéfice, perte d’image de marque, perte de données, de fichiers ou de programmes informatiques subis par le Client qui pourraient résulter de l’inexécution des présentes conditions générales de vente, lesquels préjudices sont, de convention expresse, réputés avoir le caractère de préjudice indirect.

Est également assimilé à un préjudice indirect, et en conséquence n’ouvre pas droit à réparation, toute action dirigée contre le Client par un tiers.


Article 11 – Force majeure

De convention expresse entre les parties, sont considérés comme événement de force majeure ou cas fortuit, les grèves totales ou partielles, internes ou externes à l’entreprise, lock-out, intempéries, épidémies, blocage des moyens de transport ou d’approvisionnement, tremblement de terre, incendie, tempête, inondation, dégât des eaux, restriction gouvernementale ou légale, modification légale ou réglementaire des formes de commercialisation.

Le décès ainsi que la maladie et l’incapacité physique entraînant la cessation définitive de l’activité du Client sont également considérés comme des événements de force majeure légitimant la résiliation anticipée du contrat qui sera régie par l’article 12 ci-après.

Article 12 – Résiliation du contrat

En cas de manquement par l’une des parties aux obligations des présentes, autre que le paiement du prix (objet de sanctions spécifiques prévues à l’article 6.1 susdit), non-réparé dans un délai de 30 jours à compter de l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception notifiant le manquement en cause, l’autre partie pourra faire valoir la résiliation du contrat de plein droit sous réserve de tous dommages et intérêts auxquels elle pourra prétendre.

En cas de résiliation anticipée du fait du Client, non justifiée par un manquement imputable à SEPHIRA ou à un cas de force majeure tel que défini à l’article 11 ci-dessus, les sommes dues jusqu’à la fin du contrat seront immédiatement exigibles et le Client devra s’acquitter du paiement de celles-ci sans délai.

Pour le cas où une procédure judiciaire serait nécessaire pour recouvrer les sommes susdites, le Client supportera, en sus, les frais et dépens de justice ainsi que les frais et honoraires des actes extra-judiciaires.

L’expiration ou la résiliation du contrat pour quelque cause que ce soit, ne prendront effet qu’à la date de réception par SEPHIRA des Matériel et Produits loués ou mis à disposition du Client dans le cadre du contrat, et ce, dans les formes et sous les sanctions prévues à l’article 5 susdit.

Article 13 – Dispositions générales et litiges 

SEPHIRA se réserve la possibilité de céder, transférer, apporter ou sous traiter à un tiers, sous quelque forme que ce soit, les droits et obligations nées du contrat.

Si une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales de vente sont tenues pour non valides ou déclarées comme tel en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision de justice définitive, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.

Le Client étant soit un professionnel, soit un commerçant, les parties sont expressément convenues, tant pour l’interprétation que pour l’exécution des présentes, d’attribuer compétence exclusive au Tribunal de Commerce du MANS, même en cas de procédure de référé, de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

Annexe – Tarifs SAV