Si le tiers payant représente un avantage indiscutable pour les patients, il reste néanmoins un centre de coûts et non de revient pour les centres de santé et peuvent engendrer des impayés tiers payant. Mal traité, il est un risque qui peut mettre en péril une structure, fragilisant la trésorerie, au point d’arriver à une fermeture administrative. Le traitement du tiers payant nécessite aussi une bonne gestion du temps, l’accumulation d’erreurs pouvant mener à une liste de rejets à traiter en urgence et mobilisant les équipes pour une tâche très chronophage.
Pour faire face à ces difficultés, voici 4 conseils pour vous aider à réduire les impayés avec un logiciel de centre de santé
1- Bénéficier d’une véritable expertise métier pour éviter les impayés tiers payant
1.1 Erreurs humaines
La majorité des impayés tiers payant en centre de santé proviennent d’erreurs humaines. La méconnaissance des nomenclatures et du fonctionnement du système de tiers payant est extrêmement dommageable pour un établissement, qui doit gérer un administratif lourd, aux règles spécifiques. C’est pourquoi vous devez bien choisir les personnes responsables de cet aspect de la gestion de votre centre de santé. Parmi vos critères de recrutement, doivent figurer :
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- Une formation de base aux spécificités administratives d’un centre de santé (fonctionnement, règles de facturation, organismes concernés…)
- Une conscience des enjeux et des conséquences d’une mauvaise gestion sur la trésorerie de la structure
- Un profil à minima comptable
- Une formation aux erreurs classiques du traitement du tiers payant
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1.2 communication et collaboration interne
Avant toute chose, c’est l’importance que vous donnez à la communication et à la collaboration en interne qui vous permet de réduire les impayés tiers payant. En créant un climat d’échange et de bienveillance, vous incitez à partager les incertitudes et les doutes, ce qui participe à limiter les erreurs.
Il est crucial de bien vous entourer d’experts du sujet, à la fois en conseils métiers et en appui technique. Un logiciel de centre de santé vous permet de gérer toute la chaîne du tiers payant, de façon centralisée, avec une ergonomie simplifiée. Votre éditeur est aussi en capacité de vous mettre en relation avec des partenaires experts de la gestion du tiers payant, pour réduire vos taux de rejets et éviter les erreurs au quotidien.
2. Prendre le nécessaire virage digital pour éviter les impayés tiers payant
Bien souvent, les rejets de télétransmission trouvent leur source dans des erreurs évitables : mises à jour sur les informations patients non faites, problèmes d’exonération du ticket modérateur, erreurs sur les prises en charge de mutuelle, mauvais codes association indiqués… Autant de loupés qui peuvent être limités en prenant le virage du digital. Oubliez le papier : un logiciel de centre de santé permet de gagner un temps précieux en vérification et supprime nombre d’erreurs imputables à une gestion papier.
Votre logiciel de centre de santé est un allié de taille, grâce aux fonctionnalités suivantes :
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- La télétransmission SESAM Vitale : vos FSE et DRE sont établies et envoyées en un clic, avec une vérification automatique des informations de facturation basée sur les données du centre de santé ;
- Une connexion ADRi pour s’assurer de la bonne mise à jour des informations patients et éviter les rejets ;
- Une aide à la facturation avec un rappel des bons codes association en fonction des actes effectués en consultation, une relecture et un checking des erreurs, un système de notifications avant télétransmission.
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3. Bien gérer le rapprochement bancaire
Les rapprochements bancaires consistent en une comparaison entre vos relevés bancaires et votre facturation FSE / DRE. Ils permettent de repérer les erreurs, d’identifier les impayés tiers payant et de bénéficier d’une visibilité en temps réel sur la trésorerie d’un centre de santé. Ce contrôle est une étape déterminante pour la bonne gestion des impayés et dépend beaucoup de votre logiciel de centre de santé. Avec Desmos, plus de 70% de vos rapprochements peuvent être automatisés : en vous équipant d’outils de prédiction dans la gestion du tiers payant, vous gagnez ainsi un temps précieux.
Optez pour un éditeur spécialisé qui connaît le système sur le bout des doigts et intègre des fonctionnalités telles que :
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- Le rapprochement automatique, avec un module qui intègre le format obligatoire CFONB120 et qui, selon un algorithme, passe en revue les factures dressées et les sommes relevées afin de vous notifier des impayés ;
- Le suivi des soldes et des rejets en temps réel et par organisme avec un système de filtres pour définir vos priorités ;;
- Des relances dématérialisées et automatisées auprès des organismes concernés (CPAM et mutuelles) pour accélérer le recouvrement et réduire les délais de paiement.
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4. Centraliser et ordonner vos opérations
Le logiciel de gestion d’un centre de santé est le système nerveux de l’établissement. Il centralise vos opérations et notamment le tiers payant pour un niveau de traitement optimal à mesure que vos transactions augmentent. Charge à vous et avec l’aide de votre solution de gestion de faire les choses logiquement et dans l’ordre pour réduire vos impayés tiers payant :
4.1 Choisissez bien vos tiers payeurs afin d’éviter les impayés tiers payant
Allez vers des tiers payeurs qui représentent la majorité de votre patientèle et évitez les acteurs sur le marché qui ont des temps de traitement trop longs, des process trop spécifiques ou uniques qui vont créer des lenteurs de votre côté (pièces justificatives particulières à fournir, relances répétitives et multipliées…) ;
4.2 En activité multi-centres, regroupez le traitement du tiers payant
Avec une gestion transverse et simplifiée de votre trésorerie, vous mutualisez les ressources et gagnez du temps et de la visibilité sur les impayés tiers payant;
4.3 Arrêtez le papier
Télétransmettez les FSE et DRE auprès de l’assurance maladie et des mutuelles pour un traitement en quelques jours ;
4.4 Les rapprochements bancaires
Effectuez le rapprochement bancaire pour vérifier ce qui a été réglé et ce qui vous est dû par les organismes concernés ;
4.5 Pointez les éventuels rejets
Voici les plus courants :
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- Droits des patients faux suite à une évolution de situation personnelle
- Exonération du ticket modérateur non-connue des équipes (invalidité, ALD, maternité, arrêt maladie…)
- Délai de traitement trop court entre un bilan et l’acte de soin
- Code association erroné ou inexistant
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4.6 Relancer après traitement
Pour vos impayés tiers payant, relancez les tiers payeurs une fois les rejets traités, pour éviter les relances inutiles sur des factures fausses. La centralisation de vos informations via votre logiciel de centre de santé permet à vos équipes de retrouver facilement les factures, d’adresser des pièces justificatives utiles aux organismes et déjà contenues dans les dossiers patients etc.
4.7 Impayés tiers payant, vérifier le taux d’erreurs réel
Gardez un œil sur votre taux réel d’erreurs, véritable indicateur de la santé financière de votre centre de santé. Votre logiciel de gestion est aussi un allié dans le suivi et le reporting de votre activité, vous permettant d’avoir une vision globale et en temps réel et de prendre les bonnes décisions.
Pour conclure
4 conseils pour réduire vos impayés grâce à un logiciel de centre de santé :
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- Profitez d’un écosystème d’experts rattachés à votre partenaire-éditeur de votre logiciel de centre de santé : vous disposez de conseils avisés sur les spécificités du tiers payant et de recommandations sur les actions à mettre en oeuvre ;
- Passez au zéro papier et limitez les erreurs imputables à l’humain en automatisant la télétransmission, les relances, les rapprochements bancaires. Vous gagnez du temps et réduisez les impayés ;
- Gérez finement vos rapprochements bancaires pour une vraie visibilité sur votre trésorerie : l’automatisation grâce à votre logiciel de gestion évite le pointage chronophage et dégage une vision d’ensemble des opérations comptables ;
- Centralisez le tiers payant et faites les choses dans le bon ordre pour réduire le taux d’impayés et assurez votre fonds de roulement pour le bon fonctionnement de votre centre de santé.
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